Thủ thuật này áp dụng cho các cán bộ phòng ban, nhân viên văn thư, các nhà làm email marketing, thư ký, những người cần gửi thư hàng loạt đến nhiều người với một mẫu dùng chung

Trộn thư là gì?

Trộn thư, hay Mail merge là cách xây dựng các email dựa trên một mẫu chung, trong đó một số thông tin được lấy từ danh sách dữ liệu khách có sẵn.

Trộn thư được ứng dụng trong một số trường hợp như: viết thư mời họp, thư mời hội thảo, giấy khen cho nhiều người. Các hình thức này đều có chung một mẫu khung sẵn, riêng họ tên, địa chỉ, chức danh là phụ thuộc vào từng người và được lấy từ trong bảng dữ liệu thay thế vào.

Nếu không dùng trộn thư, bạn sẽ phải viết thư cho từng người rồi tự thay bằng tay các thông tin cá nhân cho thích hợp với danh sách dài đến hàng chục, hàng trăm người.

Nếu dùng trộn thư tự động, bạn chỉ cần soạn 1 thư dùng chung, trong đó các vị trí điền thông tin cá nhân được tự động lấy từ file dữ liệu với thời gian rất nhanh.

Mail Merge (trộn thư) trong Gmail có tác dụng gì?

Đây là sự kết hợp giữa trộn thư và gửi email hàng loạt (Masss mail). Tức là sau khi thư được trộn xong từng e-mail, thư sẽ được tự động gửi đến người nhận thông qua tài khoản Gmail của mình.

Để sử dụng chức năng này, bạn cần có:

Một file dữ liệu danh sách thông tin những nhân vật cần gửi email (Tên, địa chỉ email,…). Tệp dữ liệu này ở dưới dạng Google Sheet
Soạn sẵn một email mẫu và đánh dấu các vị trí chèn thông tin cá nhân trong file dữ liệu.
Gmail sẽ tự “điền vào chỗ trống” các thông tin cá nhân lấy từ file dữ liệu tương ứng với các vị trí được đánh dấu trong email mẫu.

Giả sử chúng ta cần gửi một loạt email với nội dung sau đây

Kính gửi thầy,cô/anh,chị: Họ và tên người ngưởi nhận

P TCCB xin gửi thầy, cô/anh, chị thông tin về tiền vượt khối lượng công việc của Khối Phòng chức năng năm học 2017-2018 theo định suất do lãnh đạo các đơn vị xác định, cụ thể:

Stt	Họ và tên	Đơn vị	Tổng tiền
STT	Họ và tên người ngưởi nhận	Tên phòng ban	Số tiền được nhận

Trân trọng kính báo./.

P. TCCB

Sau khi xem xét nội dung cần gửi trên chúng ta có nhận xét rằng các thông tin cần gửi cho người dùng có chung một khuôn dạng, chỉ có một số thông tin sau là thay đổi:

Họ và tên
Tên phòng ban
Số tiền được nhận

Chúng ta sẽ tạo ra một google sheet để lưu trữ danh sách người được gửi email kèm theo các thông tin liên quan

Cài đặt Add-ons Mail Merge cho Google Sheet

Bước 1: Chuẩn bị cài đặt công cụ Mail Merge cho Google Sheet

Đăng nhập vào Google và làm theo hình vẽ

Bước 2: Cài đặt Add-ons Mail Merge cho Google Sheet

Công cụ gửi thư Mail Merge

Có rất nhiều Add-ons (tiện ích) để gửi thiết lập Mail Merge cho Google Sheet thí dụ như

Yet Another Mail Merge
Mail Merge with Attachments
G Merge: Mail @ Doc Merge with Attachments
GMS MailMerge
Document Studio
…….

Tuy nhiên tài liệu này sẽ tập chung vào sử dụng Yet Another Mail Merge để gửi email đồng loạt. Các công cụ khác đều có tính năng tương tự và sẽ được đề cập đến ở các tài liệu hướng dẫn khác.

Yet Another Mail Merge là một Add-ons miễn phí cho Google Sheet. Ttuy nhiên cũng như các công cụ khác được liệt kê ở trên, nó chỉ cho phép người gửi 50 thư trong một ngày. Vượt qua số lượng này chúng ta cần phải trả phí. Tuy nhiên khi cần phải gửi cho số lượng người lớn hơn 50 chúng ta có thể dùng kết hợp nhiều công cụ để gửi

Cài đặt Yet Another

Click vào menu Add-ons và chọn mục Get add-ons

Màn hình tìm kiếm Add-ons hiện ra. Nhập từ khóa Yet Another vào ô tì kiếm để hệ thống lọc những Add-on mà ta cần tìm

Click vào + FREE để cài đặt Yet Another Mail Merge

Màn hình yêu cầu chứng thực xuất hiện. Click vào tài khoản mà bạn muốn dùng để chứng thực. Thông thường nếu chúng ta chỉ dùng một tài khoản gmail thì danh sách chỉ hiện ra một tài khoản đó. Nếu không danh sách sẽ xuất hiện nhiều tài khoản

Màn hình kế tiếp sẽ xuất hiện, hãy click vào button “Allow” trên màn hình để tiếp tục

Bạn hãy đợi một chút đến khi quá trình cài đặt kết thúc. Nếu việc cài đặt hoàn thành ở Menu Add-ons sẽ xuất hiện một mục mới như ở hình dưới. Lưu ý quá trình cài đặt này chỉ cần làm một lần duy nhất. Kêt từ đây bạn sẽ sử dụng Yet Another Mail Merge cho nhiều lần khác nhau mà không phải thực hiện bước cài đặt như trên nữa.

Sử dụng Yet Another Mail Merge để gửi thư hàng loạt

Bước 1: Phân tích Template của Email để tìm ra những thông tin khác biệt

Chúng ta sẽ dùng ví dụ sau để phân tích Template

Kính gửi thầy,cô/anh,chị: {{Họ và tên người ngưởi nhận}}

Stt	Họ và tên	Đơn vị	Tổng tiền
{{stt}}	{{Họ và tên người ngưởi nhận}}	{{Tên phòng ban}}	{{Số tiền được nhận}}

Trân trọng kính báo./.

P. TCCB

Số thứ tự
Họ và tên
Tên phòng ban
Số tiền được nhận

Chúng ta sẻ tạo một google sheet để đưa các thông tin này vào

Bước 2: Chuẩn bị dữ liệu cho sheet như hình dưới

Giả sử chúng ta cần gửi thông tin cho bốn người với các trường thông tin đã phân tích ở template nói trên. Chúng ta tạo một sheet có thành phần header. Tiêu để của các header này tốt nhất là không có dấu cách và không có dấu. Như trên hình trên thì tiêu để của cột thông tin “Họ và tên” sẽ là FullName. Chúng ta có thể đặt tiêu để tùy ý nhưng lưu ý là phải tuân theo những qui tắc ở trên Ngoài ra chúng ta có thêm trường email để lưu thông tin của email cần gửi đến.

Chú ý chúng ta có danh sách 4 người, nên chúng ta không để thêm bât kỳ dữ liệu gì vào các hàng bên dưới (các hàng kể tử hàng thứ 6. Để cho chắc chắn chúng ta bôi đen một số dòng bên dưới và xóa chúng đi

Kế tiếp chúng ta sẽ dùng Gmail để tạo ra một template cho nội dung email sẽ gửi

Bước 3. Tạo template cho Gmail

Vào gmaiil tạo một thư mới. Lưu ý trường địa chỉ người gửi bỏ trống

Trường Subject gõ: Kính gửi {{FullName}}

Như vậy khi gửi tự động hệ thống sẽ quét cột FullName và thay thế bằng họ tên thực sự.

Phần nội dung của email chúng ta làm như hình dưới

Thay thế các nội dung bằng tiêu đề của header: {{tiêu đề của header}}

Email nói trên sẽ được lưu vào mục Draff – Thư nháp. Yet Another Mail Merge sẽ sử dụng template này để gửi thư hàng loạt.

Bước 4: Gửi thư hàng loạt dựa theo danh sách ở Google Sheet

Quay lại với Google Sheet đã có chứa thông tin mà chúng ta đã tạo ra

Click vào Menu Item như hình vẽ và thực hiện trình tự các bước được minh họa bằng hình

Lưu ý không Click vào Personal Plan hoặc Invite Friends vì đây là các tác vụ không liên quan đến gửi email.

Để ý rằng hệ thống tự nhận biết cột E là cột địa chỉ email cần gửi. Lý do là do chúng ta đặt tiêu đề của trường này la “Email”

Sau khi click button “Send Email” sẽ xuất hiện hộp hội thoại thông báo cho chúng ta biết quá trình gửi email đã thành công

Bước 5: Tracking kết quả gửi thư

Sau khi kết thúc quá trình gửi thư chúng ta có thể theo dõi trạng thái của email đã gửi. Trạng thái này được ghi lại ở cột gần sắt cột cuối cùng của danh sách

Hình dưới là trạng thái thư đã được gửi thành công. Trạng thái này được đánh dấu bằng chứ EMAIL_SENT

Khi người được gửi email mở hộp thư và đọc email thì trạng thái sẽ chuyển thành EMAIL_OPENED

Và đươi đây là ví dụ minh họa nội dung thư đã được gửi cho từng người

Search form

Bước 1: Chuẩn bị cài đặt công cụ Mail Merge cho Google Sheet